Cadre d'intervention

Table des matières

Partie 1 : Procédure de dépôt des initiatives et d'attribution de la subvention

Partie 2 : Modalités de contractualisation

Partie 3 : Modalités d'exécution

 

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Le Département est engagé auprès des citoyens pour favoriser la démocratie participative, à travers de nombreuses actions et confirme son envie d’agir en créant une délégation dédiée qui inaugure ses actions par la mise en place d’un Budget d’Initiatives Citoyennes (BIC).

La première édition du BIC, d’un montant d’un million d’euros, destiné à soutenir les projets portés par les citoyens portait sur deux thématiques importantes pour tout le département mais respectueuse de notre champ de compétences : la lutte contre la vie chère et la transition écologique et solidaire.

Une première édition qui a connu un grand succès

  • 123 initiatives
  • 80 initiatives réputées éligibles soit 65% d’entre elles
  • 3 100 votants
  • 55 initiatives lauréates pour une consommation de 76 % de l’enveloppe budgétaire allouée

La procédure a été adaptée en fonction des besoins tout au long de sa mise en oeuvre. Cette agilité a été rendue possible grâce aux outils choisis et une volonté de rester sur une méthode centrée usager.

Plusieurs pistes d’amélioration ont été identifiés aux différentes étapes de la procédure qui ont engendré un travail sur le règlement en fonction de trois grands paramètres :

  1. L’équilibre territorial
  2. Un accompagnement du citoyen de tous les moments
  3. Des modalités de mise en oeuvre rendant plus accessible le dispositif

Le succès de la première édition conforte le Département dans l’intérêt à agir au plus proche des Réunionnaises et Réunionnais.

Le règlement de la seconde édition présente la procédure de dépôt des initiatives et d’attribution de la subvention dans une première partie, et les modalités d’exécution de la subvention concernant le lauréat.

 

Partie I : Procédure de dépôt des initiatives et d’attribution de la subvention

 

Article 1. Définition

Le Département souhaite offrir la possibilité à tous les Réunionnais de devenir acteurs du changement et de participer à une démarche citoyenne en proposant un budget d’initiative citoyenne. Le montant de l’enveloppe consacré à cette troisième édition est d’un million d’euros (1 000 000 €).


Article 2. Objectifs

  • Favoriser l’implication citoyenne et collective.
  • Permettre aux habitants(es) de devenir ambassadeur de leur idée et de la concrétiser pour améliorer leur quotidien et leur cadre de vie.


Article 3. Montant du budget d’initiative citoyenne

Afin de contribuer au rééquilibrage financier des territoires, l’enveloppe budgétaire est répartie en zone géographique, à savoir 200 000 € (deux cent mille euros) pour chaque micro-région Les micro-région sont définies ainsi :

  • Micro-région Nord : Saint-Denis, Sainte-Marie, Sainte-Suzanne
  • Micro-région Est : Saint-André, Bras-Panon, Saint-Benoît, Sainte-Rose, Plaine-des-Palmistes, Salazie
  • Micro-région Ouest : La Possession, Le Port, Saint-Paul, Trois-Bassins, Saint-Leu
  • Micro-région Sud-Est : Le Tampon, Saint-Philippe, Entre-Deux, Saint-Joseph
  • Micro-Région Sud-Ouest : Saint-Pierre, Saint-Louis, Etang-Salé, Les Avirons, Petite-Ile, Cilaos

L’appartenance géographique, et donc l’affectation à l’enveloppe de telle micro-région est déterminée par :

  • La localisation géographique du projet (lieu de réalisation indiqué par le porteur de projet)
  • En cas de projet à cheval sur plusieurs micro-régions ou sans lieu précis de réalisation (exemple une application mobile), la localisation géographique sera définie par le siège de l’association, l’adresse des établissements ou celui du dépositaire.

Dans le cas où l’enveloppe d’une micro-région ne serait pas entièrement attribuée à la suite de l’étape de vote, celle-ci sera réutilisé selon des modalités décrites dans l’Article 6.


Article 4. Profils éligibles

Le Département souhaite grâce à ce dispositif participer à l’effort collectif pour accompagner le plus grand nombre d’initiatives citoyennes, en garantissant un droit à l’expérimentation.

  1. Publics pouvant déposer un dossier
  • Toute personne physique de 11 ans (collège) ou plus justifiant d’une domiciliation à La Réunion
  • Tout collectif de personnes physiques répondant aux critères ci-dessus (le collectif propose un référent unique)
  • Les associations régies par la loi 1901 et les associations syndicales libres domiciliées à La Réunion, n’employant pas plus de 2 salariés
  • Les établissements scolaires

Sont exclus :

  • Les élus ayant un mandat local ou national
  • Les entreprises, quel que soit leur statut juridique
  • Les collectivités locales
  • Les établissements publics autre que ceux mentionnés comme éligibles
  • Les créateurs d’entreprise
  • Les bailleurs
  1.  Profils à choisir

Le dépositaire doit choisir l’un des deux profils ci-dessous pour procéder au dépôt de son initiative :

Profil 1. Tout citoyen ou groupe de citoyens, proposant une initiative concourant à l’amélioration du quotidien et du cadre de vie, testant une initiative d’intérêt collectif, visant à redonner la capacité d’agir au citoyen. Le montant maximum attribué aux initiatives est de 1 000 €.

Profil 2. Les associations régies par la loi 1901, les associations syndicales libres, les établissements scolaires, les coopératives des écoles, les Foyers Socio-Educatifs des collèges, les Maisons Des Lycéens domiciliées à La Réunion, n’employant pas plus de 2 salariés et ayant un budget n’excédant pas 70 000,00€ pour l’année n-1 (si les comptes n-1 ne sont pas disponibles : n-2 ; pour une association créée depuis moins d’un an : pas de condition sur le budget). Le montant maximum attribué aux initiatives est de 15 000 €.

Article 5.Critères d’éligibilité

Les critères d’éligibilité permettent un premier niveau de sélection des projets. Le Département procédera à une analyse des initiatives proposées. Cette analyse se veut être une aide aux citoyens afin d’identifier les pistes d’améliorations et de décider de maintenir ou pas leur candidature. Deux grandes classes de critères ont été établies : les critères de recevabilité et les critères de crédibilité.

Seules les initiatives recevables feront l’objet de l’analyse de crédibilité / faisabilité.

Seules les initiatives crédibles / faisables seront identifiées comme étant éligibles au dispositif et, de ce fait, soumises au vote.


Critères de recevabilité

Pour être réputées recevables, les initiatives doivent répondre aux critères suivants :

  • Être de l’initiative de personnes résidant sur le département de La Réunion
  • Être réalisées sur le département de La Réunion,
  • S’inscrire dans la transition écologique et solidaire, la culture, l’action sociale et/ou la lutte contre la vie chère (l’alimentation, la biodiversité ou la végétalisation, la mobilité/les déplacements alternatifs à la voiture, les énergies renouvelables ou l’efficacité énergétique, ou la gestion des déchets, le recyclage et l’économie circulaire, la préservation du patrimoine, la promotion de l’art et de la culture, la lutte contre les addictions, les discriminations et le harcèlement de tout type). Les établissements scolaires seront limités à deux thématiques : la Transition Ecologique et Solidaire ainsi que la lutte contre les addictions, les discriminations et le harcèlement de tout type.
  • Être d’intérêt collectif, le dépositaire devra démontrer que l’action envisagée touche à minima 20 personnes,
  • Etre à but non lucratif
  • Avoir un délai de mise en oeuvre maximum de 6 mois.
  • Concernant le profil 2, l’association qui dépose et met en oeuvre l’initiative ne doit pas avoir été lauréate des éditions précédentes du BIC, sauf si le projet lauréat n’a pas été réalisé et que l’association est à jour de ses obligations vis-à-vis de la collectivité (remboursement de trop-perçu par exemple).
  • L’initiative déposée ne doit pas faire l’objet d’un autre financement public
Critères de crédibilité / faisabilité

Chaque initiative recevable doit en outre valider les trois critères de crédibilité, à savoir :

  • Le degré de maturité

Chaque initiative doit être suffisamment précise pour pouvoir être étudiée par les services de la collectivité.

Pour être reconnues comme matures, les initiatives devront apporter la preuve de leur caractère réalisable, avec par exemple (liste non exhaustive) :

  • Un planning détaillé précisant chaque étape de mise en oeuvre
  • La preuve que l’association est déjà créée ou sur le point d’être créée (transmission des statuts provisoires par exemple) pour le profil 2
  • La transmission de devis récents relatifs à la réalisation de l’action
  • Un budget prévisionnel en investissement et en fonctionnement
  • Explication des modalités pour pérenniser l’action dans le temps
  • Ou autre…

En cas de projet porté par une association, les candidats pourront remettre à ce stade, sans obligation, le Cerfa n°12156*06 « demande de subvention des associations ».

  • La cohérence dans la mise en oeuvre

Chaque initiative doit présenter une cohérence entre les dépenses envisagées, montants envisagés, les moyens humains dédiés et le temps.

  • Des dépenses réalisables à court-terme

Chaque initiative doit pouvoir démarrer au plus tard dans les 3 mois suivant l’obtention du premier versement de la subvention.

D’une manière générale toutes les dépenses (investissement, fonctionnement et frais de structure) liées à la réalisation de l’action sont éligibles hormis les salaires liés à la gestion administrative de la structure, ainsi que pour le profil 1, tout ce qui s’apparenterait à une gratification directe du dépositaire ou de toute autre personne.

  • Projets exclus

Les lauréats des éditions précédentes du Budget d’Initiatives Citoyennes ne peuvent plus solliciter le dispositif.

Le projet ne doit pas présenter de caractère discriminatoire (religion, opinion politique ou syndicale…), diffamatoire ou contraire à l’ordre public

Le projet ne doit pas engendrer une situation de conflit d’intérêt pour le porteur du projet (ex : projet porté par une association qui confie une prestation à l’entreprise gérée par le Président de l’association)

Le projet ne doit pas faire l’objet d’un autre financement public

Nb : Une association composée de citoyens lauréats pourra présenter une initiative. Un citoyen peut présenter une initiative même s’il faisait partie d’une association déjà lauréate.

Article 6. Modalités de votes

Les initiatives sont soumises au vote via la plateforme numérique « https://www.budgetcitoyen.departement974.fr ». Chaque votant devra créer un compte unique sur la plateforme numérique (interdiction pour une même personne morale ou privée de créer plusieurs comptes). Il devra voter pour minimum 2 et maximum 5 initiatives pour valider sa session de vote.

Afin de s’assurer du caractère d’intérêt pour le territoire, toute initiative qui ne parviendra pas à réunir un minimum de 20 votes sera écartée.

Article 7. Modalités de dépouillements

 
Première étape : sélection par territoire

Chaque micro-région bénéficie d’une enveloppe initiale de 200 000 €. Le classement des initiatives se fera par territoire et seront retenues les initiatives ayant récoltées le plus de votes sans distinction de profil, dans la limite des enveloppes territoriales définies et jusqu’à consommation totale de l’enveloppe.

 

Légende

Vert : consommation par classement du nombre de vote par territoire

Rouge : enveloppe excédentaire en cas de non consommation totale / micro-région

La somme de ces enveloppes vont constituer

 L’enveloppe financière excédentaire


Seconde étape en cas d'enveloppe excédentaire

Les initiatives qualifiées (ayant reçu au moins 20 votes) mais non encore sélectionnées lors de l’attribution par territoires constitueront la liste complémentaire.  et prétendre à cette enveloppe excédentaire.

Légende

Vert : liste des lauréats déjà identifiés

Orange : liste des initiatives qualifiées mais non sélectionnées /  micro-région

La somme de ces listes vont constituer

 la liste complémentaire

Les initiatives figurant sur cette liste complémentaire seront classées dans l’ordre décroissant des votes récoltés sans distinction de micro-région. Celles ayant reçues le plus de votes seront sélectionnées dans la limite des fonds figurant dans l’enveloppe financière excédentaire.

Aucune initiative ne pourra bénéficier d’un accompagnement financière partiel.

Cette nouvelle liste d’initiatives repéchées sera ensuite réintégrée dans la liste générale des lauréats sans distinction particulière.

Un dépositaire (un dépositaire = une personne morale ou une personne privée) ne peut bénéficier du financement au titre du BIC 2 que pour un seul de ses projets.

Si après le dépouillement, un dépositaire a plusieurs initiatives lauréates, l’initiative ayant été la plus plébiscitée sera sélectionnée.

En cas d'égalité de voix entre 2 ou plusieurs projets, il sera demandé au porteur de projet d'en retenir une (1).

 

Partie II : Modalités de contractualisation

 

La contractualisation se réalisera en deux temps bien distincts.

  1. Complétude de la demande de subvention

Chaque lauréat sera informé de la sélection de son initiative et devra transmettre à l’administration une demande de subvention, intégrant le Contrat d’Engagement Républicain pour les associations. Un accompagnement est proposé aux lauréats par le service du Conseil Départemental au cours de cette étape de complétude de la demande de subvention.

Le budget global de chaque initiative devra être décomposé en dépenses d’investissement et de fonctionnement.

La soumission d’une initiative par son porteur implique l’acceptation par ce dernier des modalités d’exécution du présent cadre d’intervention.

  1. Validation de la commission permanente

Chaque dossier complet sera présenté à la validation d’une commission permanente du Département. La délibération prise validant l’attribution et le montant de la subvention accordée sera transmise au lauréat.

 

Partie III : Modalités d’exécution

 

Article 8. Modalités de versement de la subvention et du contrôle de son utilisation

 Le taux de financement de 100% maximum concernera des dépenses en investissement et en fonctionnement (il peut être inférieur). Le montant exact attribué sera fonction des devis transmis par le lauréat lors de sa demande de subvention, avec un maximum attribué égal au montant affiché lors de la phase de vote.  

  • Modalités de versement en fonction du montant voté :
    1. Projet inférieur ou égal à 2 000 € :

Un versement sous forme d’une avance égale à 100% du montant de la subvention, sur présentation de devis et d’un budget prévisionnel.

    1. Projet supérieur à 2 000 € :

Le montant de la subvention sera versé comme suit :

      • Une avance de 70 % à la notification de la délibération de la Commission Permanente après la signature de la présente convention et sur validation de la complétude du dossier de demande de subvention,
      • Une seconde avance pourra être demandée pour un montant pouvant aller jusqu’à 30 % sur présentation :
        • D’un bilan récapitulatif justifiant à minima de la consommation de 60 % de la première avance
        • De photos attestant de l’avancement de l’action
        • Des pièces justificatives des dépenses (factures, notes d’honoraires, etc.)
        • Des pièces justifiant des sommes restant à engager pour la réalisation totale de l’initiative
  • la clôture du dossier :

Toute action terminée devra faire l’objet d’une demande de clôture (au plus tard 9 mois après le versement de l’avance pour les projets de moins de 2 000 € et au plus tard 3 mois après le versement du second acompte pour les projets supérieurs à 2 000 €) composée :

      • D’un bilan de la réalisation de l’action comportant une partie financière et technique,
      • D’un état récapitulatif des dépenses effectuées, accompagné de toutes pièces justificatives des dépenses (factures acquittées, frais d’honoraires, …)
      • De photos attestant de l’achèvement de l’action, intégrant la justification des obligations du lauréat en matière de communication (article 11).

A défaut de la demande de clôture, au plus tard dans un délai de 3 mois suivant le versement de la seconde avance, un titre de recettes sera émis à l'encontre du porteur de projet, pouvant correspondre à 100% du montant de la subvention allouée.

Les modalités de versement pourront être ajustées au-regard du calendrier fourni par le porteur d’initiative et/ou du plan de trésorerie au stade de la complétude du dossier de demande de subvention.

Les versements seront conditionnés par la transmission des formulaires et des pièces justificatives.

Au moment de la clôture du dossier, le Département se réserve le droit d’effectuer lui-même ou par toute personne habilitée, un contrôle sur place et/ou sur pièces de l’action réalisée.

En cas de non-respect de la clause « communication » détaillée dans l’Article 11. , le Département se réserve le droit d’émettre un titre de recette correspondant à 10% du montant total de la subvention allouée.

En cas de non-respect par le bénéficiaire de ses engagements ou de la non utilisation des fonds conformément aux initiatives présentées, celui-ci devra reverser les fonds au Département après réception d'un titre exécutoire émis par la collectivité.

De même, lorsque les factures produites ne suffisent pas à justifier le montant des sommes accordées, le montant de la subvention fera l’objet d’une révision correspondant au montant réel des dépenses. Dans ce cas, l'excédent de la subvention déjà versée fera l'objet d'un titre de recette émis par la collectivité.

 

Article 9. Responsabilité

Les aides financières apportées par le Département au porteur d’initiative ne peuvent engager, à aucun titre que ce soit, pour un quelconque fait ou risque pouvant survenir en cours d’exécution, la responsabilité du Département à l’égard du porteur d’initiatives ou d’un tiers.

Le porteur d’initiative est responsable du respect des législations spécifiques à son activité. Il est seul responsable vis-à-vis de ses membres, de ses salariés et des tiers de tous accidents, dégâts et dommages de quelque nature qu’ils soient, résultant de son activité.

Le porteur d’initiative fait son affaire personnelle de tous les risques et litiges pouvant survenir de fait de son activité. Elle s’engage à souscrire, auprès d’une ou plusieurs compagnies notoirement solvables, les garanties couvrant les conséquences dommageables qui pourraient lui être imputés à cet égard, de manière que la responsabilité du Département ne puisse être recherchée. Il paiera les primes et cotisations de ces assurances de façon à ce que le Département ne puisse en aucun cas être inquiété.

 

Article 10. Suivi de réalisation

Le porteur d’initiatives s’engage à informer la population de l’avancée de ses travaux via la plateforme numérique, au plus tard 3 mois après le versement total de la subvention.

 

Article 11. Communication

Le porteur d’initiative s’engage à mentionner, lors de toute action de communication relative aux initiatives, le financement par le Département et le Budget d’Initiatives Citoyennes (logos transmis par voie dématérialisée).

Le porteur d’initiative s’engage à prévenir le Département de quelque action de communication dans un délai d’au moins 15 jours au préalable.

En cas de non-respect de cette clause, le Département se réserve le droit d’appliquer une pénalité de 10% maximum sur la subvention allouée et d’émettre un titre de recette en cas de trop perçu. 

 

Article 12. Litige

En cas de litige, la juridiction compétente, en cas d’échec de résolution à l’amiable, est le Tribunal Administratif de Saint-Denis de La Réunion.